Solution GED
Gestion Electronique des Documents
Solution GED et dématérialisation à Clermont-Ferrand, dans le Puy-de-Dôme, l’Allier et la Haute-Loire
Axiis déploie et accompagne la mise en place de solutions de gestion électronique de documents (GED) pour les professionnels de Clermont-Ferrand, du Puy-de-Dôme, de l’Allier et de la Haute-Loire. La GED est un système informatique conçu pour faciliter la gestion et l’organisation des documents au sein d’une entreprise : numérisation, archivage centralisé et accès rapide aux contrats, factures, rapports et autres documents importants : une véritable dématérialisation de votre gestion documentaire.
Pourquoi passer à la GED
Une solution GED réduit la dépendance au papier et améliore l’efficacité opérationnelle : plus besoin de fouiller dans des classeurs, les documents sont retrouvés en quelques secondes depuis le système informatique de gestion documentaire. La GED offre aussi des fonctionnalités de sécurité avancées : autorisations d’accès spécifiques par utilisateur et traçabilité complète des modifications apportées aux documents, pour un archivage fiable et conforme dans la durée.
Notre méthodologie de mise en place GED
Nous commençons par un état des lieux de vos flux documentaires actuels (papier, mails, fichiers partagés) afin d’identifier les processus à numériser en priorité. Nous configurons ensuite votre solution informatique de GED, migrons et archivons vos documents existants, et formons vos équipes à l’usage quotidien de l’outil de dématérialisation.
Axiis est partenaire et revendeur de la solution EUKLES
Centralisation dans le cloud
Les données sont accessibles à tout moment, dans les locaux de l’entreprise ou en télétravrail, depuis n’importe quel appareil ou système d’exploitation.
Connexion sécurisée et chiffrée
Connexion avec login et mot de passe, encodée SSL sur port HTTPS et certifiée GandiSAS Secure Certification Authority.
Gestion des droits d’accès
La GED simplifie l’accès pour tous les intervenants extérieurs à l’entreprise : clients, fournisseurs, comptables, sous-traitants, etc. via des espaces sécurisés et limités.
Gestion des droits des collaborateurs
Via la création d’utilisateur, l’entreprise gère les droits de chaque collaborateurs : accès aux documents et dossiers, actions, plages horaires, adresse IP, etc.
Traitement et partage des documents
La GED intègre les actions classiques du travail bureautique : classement, notes, tampons, bannettes, association de documents, découpe et fusion, etc.
Travail collaboratif et workflow
Le travail collaboratif est amélioré grâce au suivi du traitement des tâches et le suivi des process internes offerts par la GED.
Suivi des contrats via la GED
Grâce à la centralisation de tous les contrats en cours de l’entreprise, les tacites reconductions involontaires sont juste un mauvais souvenir. Le suivi statistique est également simplifié.
Signature de documents en ligne
La gestion contractuelle est améliorée avec la signature électronique à forte valeur probatoire. Via l’interface sécurisée, l’identité des signataires est vérifiée, garantissant l’intégrité de la signature.
Digiposte
La gestion et l’envoi des bulletins de paie vers le coffre-fort numérique Digiposte des collaborateurs simplifie la gestion salariale. La gestion des refus est intégrée au module.
Zones d’intervention pour votre solution GED
Nous intervenons à Clermont-Ferrand et dans tout le Puy-de-Dôme, ainsi que dans l’Allier et la Haute-Loire, en complément d’un accompagnement à distance disponible partout en France.
Questions fréquentes sur la GED
Combien de temps prend la mise en place d'une GED ?
Cela dépend du volume de documents à migrer et de la complexité de vos processus actuels. Un état des lieux initial nous permet de vous donner un délai précis avant tout engagement.
Mes documents sont-ils accessibles hors du bureau ?
Oui, la solution GED que nous déployons centralise vos documents dans le cloud, accessibles depuis n’importe quel appareil, au bureau comme en télétravail.
La GED est-elle compatible avec la gestion de la paie ?
Oui, via notre intégration Digiposte pour l’envoi des bulletins de paie vers le coffre-fort numérique de vos collaborateurs.
Quelles zones couvrez-vous pour la mise en place d'une GED ?
Clermont-Ferrand, le Puy-de-Dôme, l’Allier et la Haute-Loire pour l’accompagnement sur site, et toute la France à distance.
Faut-il un contrat pour démarrer un projet GED ?
Non, un état des lieux initial sans engagement permet de cadrer votre projet et d’établir un devis adapté.